Azubigeschichten: Fakturierung

In unseren Azubigeschichten möchten wir Ihnen heute Lisa und Tamina vorstellen. Beide sind Auszubildende im 1. Lehrjahr bei Holz-Hauff. Sie erlernen den Beruf der Groß- und Außenhandelskauffrau. Neben der standardmäßigen Rotation der Auszubildenenden in unseren unterschiedlichen Abteilungen, werden sie seit einem halben Jahr zusätzlich mit den Aufgabenbereichen der Fakturierung vertraut gemacht. Welche neuen Erfahrungen die Beiden dort gemacht haben möchten wir Ihnen nicht vorenthalten.

WER WIR SIND?

Lisa Flaith (17 Jahre alt, links im Bild) bei Holz-Hauff im 1. Ausbildungsjahr als Kauffrau im Groß- und Außenhandel. In meiner Freizeit gehe ich im Winter gerne Ski-fahren. Ich hab mich dazu entschieden meine Ausbildung bei der Firma Holz-Hauff zu machen, da ich schon mal ein Praktikum in diesem Beruf gemacht habe und es sehr abwechslungsreich ist und man bei der Firma Holz-Hauff viel gelernt bekommt.

Tamina Reber (19 Jahre alt, rechts im Bild) bei Holz-Hauff im 1. Ausbildungsjahr als Kauffrau im Groß- und Außenhandel. In meiner Freizeit unternehme ich gerne etwas mit Freunden und im Winter gehe ich Skifahren. Da ich mich schon immer für den Baustoff Holz interessiert habe, bemühte ich mich um einen Praktikumsplatz bei Holz-Hauff. Ich durfte während meinem Praktikum mehrere Abteilungen kennenlernen. Die Aufgaben in den einzelnen Abteilungen wurden mir super erklärt und interessant gestaltet. In meiner Praktikumszeit habe ich bei Holz-Hauff vieles beigebracht bekommen. Durch meine positiven Erfahrungen habe ich mich dann um einen Ausbildungsplatz bei Holz-Hauff beworben.

FAKTURIERUNG – FAKTU ÄHM WAS?

Das haben wir uns am Anfang auch gefragt! Was bedeutet eigentlich Fakturierung und was wird dort gemacht?

Als Fakturierung (von lateinisch factura für Rechnung) – auch Rechnungsstellung genannt – wird ein Vorgang im Rechnungswesen bezeichnet, bei dem einem Kunden eine Rechnung über erfolgte Lieferungen und/oder Leistungen erstellt wird. (Quelle: Wikipedia)

WIE LÄUFT DAS BEI HOLZ-HAUFF?

Bei Holz-Hauff läuft das vermutlich genauso wie in anderen Unternehmen auch, die Kernaufgaben in der Fakturierung sind: Lager Ab- und Zugänge verbuchen anhand von Lieferscheinen und Rücklieferscheinen, Bearbeitung und Fakturierung von Rechnungen und Gutschriften, Fakturierung von Direktlieferungen sowie die Sammelfaktura von Rechnungen

Lager Ab- und Zugänge verbuchen, hierbei wird das kommissionierte/ verkaufte bzw. retournierte Material in unserem Warenwirtschaftssystem verbucht, auf Grundlage der Packzettel/ Lieferscheine oder Rücklieferscheine. Hierbei gilt es zu beachten die Belege auf eventuelle Mengenänderungen, welche handschriftlich vermerkt wurden, zu überprüfen und diese dann entsprechend im System abzuändern. Diese Buchungen müssen gewissenhaft durchgeführt werden um einen korrekten Lagerbestand zu gewährleisten.
Fakturierung und Zustellung von Rechnungen und Gutschriften, hierzu werden die freigegeben Aufträge bis zu einem vorgegebenen Buchungstag fakturiert. Dies erfolgt über die Sammelfaktura. Mit Hilfe der Sammelfaktura müssen wir nicht jede Rechnung einzeln fakturieren, da dies über einen einzelnen Vorgang erfolgt. Anschließend müssen die Rechnungen an unsere Kunden zugestellt werden. Wir unterscheiden hier zwischen E-Mail – und Briefversand. Wenn bei unserem Kunden der Rechnungsversand per E-Mail hinterlegt ist, wird die Rechnung automatisch als E-Mail Anhang generiert und über unser System versendet. Bei Kunden die den postalischen Weg bevorzugen, werden die Rechnungen per Brief, über das Programm einer Dienstleistungsfirma, gedruckt und versendet. Die Gutschriftenerstellung ist etwas komplexer. Die Rücklieferscheine bekommen wir nach der Wiedereinlagerung oder Vernichtung der retournierten Waren von den Kollegen im Lager. Die Belege müssen dann wieder auf eventuelle Mengendifferenzen überprüft werden. Anschließend wird überprüft ob die Belege alle wichtigen Positionen enthalten, wie zum Beispiel: Wiedereinlagerungsgebühren, Rabatte oder Skonti. Danach wird die Verkaufsreklamation gebucht und die retournierte Ware wieder dem Lagerbestand gutgeschrieben. Anschließend erhält der Kunde die Gutschrift per Brief oder per E-Mail, je nachdem welche gewünschte Versandart im Debitorenkonto hinterlegt ist. Interne Ausgleiche heben sich lediglich im Betrag auf und werden nicht an den Kunden verschickt.
Bearbeitung und Fakturierung von Direktlieferungen. Bei Direktlieferungen handelt es sich um eine Lieferung von Waren welche direkt von unserem Lieferanten an den Kunden gehen. Wir haben daher keine Belege zur Lieferung und können nur über den bestätigten Liefertermin des Lieferanten fakturieren. Sobald die Lieferung also erfolgt ist, kann der Auftrag auch in unserem System gebucht werden und wird dann später über die Sammelfaktura an den Kunden berechnet.

IST EUCH DIE EINARBEITUNG SCHWER GEFALLEN?

Nein, durch die super Einarbeitung einer erfahrenen Kollegin gelang es uns sehr schnell auftretende Probleme selbständig zu lösen und die uns übertragenen Aufgaben zu bewältigen. Wir haben verschiedene Segmente in unserem Warenwirtschaftssystem besser kennen gelernt und fühlten uns schon nach kurzer Zeit im Umgang mit Microsoft Dynamics NAV sehr sicher.

Wir freuen uns auf unsere weitere Ausbildung und die interessanten Aufgaben in der Fakturierung. Wir sind gespannt was uns in anderen Abteilungen noch erwarten wird.

Lisa & Tamina